Советы Microsoft Office
Советы с 120 по 145
№ 120. Связывание данных в Excel
Бывает, когда нам надо данные с одного листа связать с данными другого листа. Например, откройте новую рабочую книгу и перейдите в Лист3. В ячейку A1 введите 77. Затем щелкните Лист1 и в ячейку A1 введите
0
и нажмите Ввод. Ячейка A1 отобразит 77 (значение ячейки A1 в Лист3).
№ 121. Изменение размера шрифта
Есть очень простой способ изменить размер шрифта в документе Word. Все, что вам нужно сделать — это выделить текст и нажать Shift + Ctrl + < (знак меньше, чем), чтобы уменьшить размер шрифта или Shift + Ctrl + > (знак больше, чем), чтобы увеличить размер шрифта.
Примечание: можно использовать комбинаю Ctrl + [ или Ctr + ].
№ 122. Правила создания закладок в Excel
Когда у вас большой лист Excel, неплохо давать имена областям, чтобы быстро к ним переходить или, говоря проще, создать закладки. Например, введите какие-нибудь значения в несколько ячеек, выделите их и выберите команду Вставка/Имя/Присвоить (Insert/Name/Define), введите имя (например, Тест) и нажмите OK. Чтобы удостоверится, что закладка работает, щелкните где-нибудь и нажмите Ctrl + G, чтобы открыть диалоговое окно Переход. Дважды щелкните Тест. Excel перейдет в эту область.
Есть несколько правил, которых вы должны придерживаться, когда присваиваете имена:
* Имя должно быть не длиннее 255 символов.
* Первый символ должен быть буквой или символом подчеркивания.
* После первого символа, вы можете использовать буквы, числа или символ подчеркивания.
Закладки можно исользовать в качестве переменных.
Например, сделайте табличку:
Иванов
Сидоров
Поставьте на ней закладку «Ведомость». Теперь в пустом месте документа нажмите клавиши Ctrl + F9 и введите
= sum(Ведомость b:b),
нажмите клавишу F9 и вы получите сумму по второй колонке. Если вы изменили значения во второй колонке, вам нужно поставить курсор в поле, где вычисляется сумма и нажать клавишу F9, чтобы обновить поля.
№ 124. Вставка клавишей INS
Знаете ли вы, что вы можете использовать тоько клавишу Insert для вставки содержимого из буфера? Чтобы сделать это, запустите Word, в меню Сервис выберите команду Параметры, на вкладке Правка поставьте галочку напротив «использовать клавишу INS для вставки». Теперь, при нажатии на Insert, вы будете вставлять содержимое из буфера обмена.
№ 125. Печатать большого количества файлов в Excel
Допустим, вы приходите на работу и первая вещь, которую вам нужно сделать — это распечатать дюжину Excel'евских файлов. Можно открыть каждый и затем напечатать его. Но вы можете очень быстро вывести на печать все файлы, которые находятся в одной папке.
Запустите Excel и выберите из меню Файл команду Открыть. В диалоговом окне Открыть, щелкните на одном из файлов, который вам нужно распечать, затем удерживая клавишу Ctrl щелкните другие. Теперь нажмите кнопку Сервис, в правом верхнем углу диалогового окна и выберите команду Печать из меню. Excel откроет, напечатает и закроет каждый выбранный вами файл.
№ 126. Удаление личных данных из книги Excel 2002
Когда вы сохраняете книгу в Excel 2002 личные данные, такие как имя, название организации, имя пользователя сохраняются вместе с книгой. Если вы не желаете, чтобы они фигурировали в книге, выполните следующие действия.
В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Безопасность. Установите флажок «удалять личные сведения из файла при его сохранении». Сохраните книгу.
№ 127. Создание маркеров в списках Word
Начиная с версии Word 97, в программе снято ограничение на использование только тех маркеров, которые перечислены в диалоговом окне Список. Вы можете использовать практически любые символы в качестве маркеров. Чтобы изменить символ маркера, щелкните список, из меню Формат выберите команду Список. Щелкните на любом формате маркера и нажмите кнопку Изменить. В группе Символ маркера нажмите кнопку Маркер. В диалоговом окне Символ выберите шрифт, содержащий нужный символ, щелкните этот символ, затем нажмите кнопку OK.
В Word 2000 вы можете украсить документ, создав список, маркированный с помощью рисунков. Для этого, в диалоговом окне Список на вкладке Маркированный нажмите кнопку Рисунок, на вкладке Рисунок выберите нужные маркеры.
№ 128. Закрытие нескольких документов Word с помощью панели задач
Если у вас Internet Explorer 4.0 или выше, вы можете непосредственно на панели задач одновременно закрыть несколько окон. Нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, щелкните каждое окно на панели задач, которое нужно закрыть. Затем щелкните правой кнопкой мыши одно из выбранных окон и выберите в контекстном меню команду Закрыть. Может последовать приглашение сохранить внесенные в документы изменения.
№ 129. Модифицируем команду на иконке Создать
Когда вы щелкаете по кнопке Создать на панели инструментов в Word — создается новый пустой документ. Если вы часто используете шаблоны, вам наверняка захочется, чтобы нажатие на иконку Создать давало возможность выбрать шаблон.
Чтобы изменить «реакцию» кнопки, выберите Вид/Панель инструментов/Настройка. Когда откроется диалоговое окно, уберите значок Создать с панели инструментов. Теперь, перейдите на вкладку Команды. В «Категории» щелкните по пункту Файл. Найдите значок Создать… (с троеточием) и перетащите его на панель инструментов, затем нажмите OK. Теперь при нажатии на иконку создать, вы можете выбрать нужный шаблон документа.
№ 130. Автотекст
Если вы часто используете определенный параграф текста или предложение во многих своих документах, вы можете облегчить себе жизнь, используя функцию Автотекст. Попробуйте так: откройте документ и выделите параграф. Теперь нажмите Alt + F3, в диалоговом окне Создание элемента автотекста напечатайте имя (например, Текск1) и нажмите OK. Щелкните в пустом месте документа и напечатайте Текст1. Затем нажмите F3 (или Enter) и ваш текст появится в документе.
№ 131. Повторение последнего действия
Если вам нужно повторить одно и то же действие несколько раз, запомните клавишу F4. Всякий раз, когда вы нажимаете эту клавишу, программы Microsoft Office будут повторять последнее действие, добавляли ли вы границы, применяли ли вы полужирное начертание к выделенному слову или вставляли рисунок или файл, добавляли ли вы строки или столбцы в таблице и т.д.
Для сложного форматирования лучше использовать Формат по образцу, но если вам нужно повторить одно действие, лучше всего для этого подходит клавиша F4.
Примечание: справедливо для Excel, PowerPoint и Word.
№ 132. Создание различных версий документа в Word
Когда несколько человек работают над одним документом, вы можете создавать различные версии документа, чтобы отслеживать изменения. Чтобы сохранить версию документа, каждый должен выбрать Файл/Версии. В диалоговом окне Версии, нажать на кнопку Сохранить и добавить комментарий относительно изменений. Чтобы открыть версию, загрузите документ и выберите Файл/Версии. Дважды щелкните версию документа, которую вы хотите открыть. Вы можете в диалоговом окне Версии установить флажок «Автоматически сохранять версию при закрытии». Тогда, при закрытии документа, автоматически будет сохраняться новая версия, но при этом, не будет ни каких предложений, записать комментарий.
№ 133. Просмотр статистики документа
Желаете знать, сколько слов вы напечатали в документе? Выберите из меню Сервис команду Статистика и вы увидите не только количество слов — количество страниц, параграфов, строк — намного больше данных, чем вам может потребоваться.
Чтобы узнать, сколько времени вы потратили на создание документа, из меню Файл выберите команду Свойства и перейдите на вкладку Статистика.
№ 134. Перемещение по документу в Word
Полезные клавиатурные комбинации:
Ctrl + Home — перевод текстового курсора в начало документа;
Ctrl + End — перевод текстового курсора в конец документа (эти две комбинации особенно удобны для многостраничного документа — мгновенный перевод текстового курсора без полосы прокрутки);
Ctrl + стрелка влево — перевод текстового курсора к началу предыдущего слова;
Ctrl + стрелка вправо — перевод текстового курсора к началу следующего слова (при этом текстовый курсор «останавливается» еще у знаков препинания);
Ctrl + Backspace — удаление слова слева от текстового курсора;
Ctrl+ Delete — удаление слова справа от текстового курсора.
Все эти комбинации удобны, так как не надо тратить время на взятие мышки и работу с ней.
№ 135. Помещаем макрос на панель инструментов
Если вы создали макрос, вы можете назначить ему кнопку на панели инструментов.
Выберите из меню Сервис команду Настройка. В диалоговом окне Настройка на вкладке Команды, в списке Категории выберите Макросы. Теперь, перетащите Настраиваемую кнопку на панель инструментов. Щелкните на ней правой кнопкой, из контекстного меню выберите команду Назначить макрос.
В диалоговом окне Назначить макрос, дважды щелкните имя макроса, которые вы хотите назначить этой кнопке.
№ 136. Печать конвертов в Word
Мне недавно задали вопрос, может ли Word печатать конверты. Несомненно.
Поместите конверт в принтер. Теперь, из меню Сервис выберите команду Конверты и наклейки. В диалоговом окне Конверты и наклейки, введите почтовый адрес получателя и обратный адрес. Нажмите кнопку Печать.
Если вы часто используете эту функцию, вы можете задать обратный адрес по умолчанию. Для этого, выберите команду Параметры из меню Сервис, а затем - вкладку Пользователь. В поле Почтовый адрес введите обратный адрес.
№ 137. Ускоряем печать в Excel
По долгу работы мне приходится печатать много таблиц в Excel'е. Я заметил одну очень важную, на мой взгляд, вещь. Если нам надо распечатать несколько экземпляров таблиц, состоящих из нескольких страниц (при распечатке) и при этом в пункте Файл-Печать установлена опция «разобрать по копиям», то получаем 2 неприятных момента:
* образуется очередь на печать, состоящая из количества экземпляров, помноженных на количество страниц (при распечатке), из которых состоит таблица;
* принтер (он у меня HP LJ 1100) «задумывается» прежде чем пустит на печать очередную страницу (ему нужно время для принятия в свою память данных).
Если же мы убираем галочку с пункта «разобрать по копиям», то принтер начинает печатать заметно быстрее (в память загружается страница и распечатывается в нужном количестве экземпляров).
При этом очередь на печать состоит лишь из количества листов (при распечатке), тем самым экономится память. Но самое интересное это то, что офис не различает и не проверяет из скольких страниц в итоге будет состоять документ.
И если надо распечатать, скажем, платежное поручение (состоящее из одной страницы) в трех экземплярах, при это галочка будет выставлена, офис пошлет на печать платежку три раза и принтер будет «задумываться» перед каждой очередной страницей.
Но при выключенной опции офис посылает на печать страницу лишь один раз, но с указанием количества экземпляров. При этом принтер начинает печатать следующую страницу, когда предыдущая еще не вышла (экономия времени примерно 30 процентов).
Домой
Microsoft Windows
Microsoft Office
Adobe Photoshop
Управление подпиской
Ссылки
№ 138. Быстрая нумерация в Word
Когда вам нужно добавить нумерованный список, нажмите иконку Нумерация на панели инструментов или просто напечатайте
1.
затем пробел и текст. Нажмите Ввод (Enter) и Word автоматически поставит 2.
Чтобы Word перестал автоматически нумеровать — нажмите два раза Ввод (Enter).
№ 139. Вызов диалогового окна Абзац без использования меню
Чтобы открыть диалоговое окно Абзац, надо из меню Формат выбрать команду Абзац. Есть более простой путь, без использования меню. Поместите курсор на абзац, форматирование которого вы желаете изменить, и дважды щелкните мышкой маркер на горизонтальной линейке.
№ 140. Макрос: таблица в текст
Если вы часто преобразовываете таблицы в документах Word'а в текст, вам пригодится макрос, который ускорит эту работу. Это очень короткий макрос, даже если вы не часто конвертируете таблицы в текст, он может заслужить ваше внимание.
Чтобы создать макрос, запустите Word и нажмите Alt + F11. В редакторе Visual Basic, щелкните папку «Modules» на левой панели (в верхней части), затем выберите Insert/Module и добавьте приведенный ниже код.
Sub Таблица()
Selection.Tables(1).Select
Selection.Rows.ConvertToText Separator:=wdSeparateByTabs, NestedTables:= _
True
Selection.Style = ActiveDocument.Styles("Обычный")
Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1
End Sub
Нажмите Alt + Q чтобы вернуться в Word. Чтобы запустить макрос, щелкните таблицу, которую нужно конвертировать в текст, затем нажмите Alt + F8 и дважды щелкните «Таблица».
Примечание: макрос работает в Word 2000.
№ 141. Адаптивные меню
В Office 2000/XP используются так называемые адаптивные меню. То есть, отображающие в первую очередь наиболее часто используемые команды.
Если вам не нравится такое новшество Microsoft, то вы можете легко выключить его поддержку, выбрав Вид/Панели инструментов/Настройка (View/Toolbars/Customize). Затем перейдите на закладку Параметры (Options) и снимите птичку в пункте В меню сначала отображаются последние использованные команды (Menus Show Recently Used Commands First) в секции Настраиваемы меню и панели инструментов (Personalized Menus And Toolbars).
В любой момент вы можете вернуть адаптивные меню к их первоначальной настройке, щелкнув на кнопке Сброс (Reset My Usage Data), тем самым удалив из системы сведения об истории использования вами команд меню.
№ 142. Анимационные меню
Помимо адаптивных меню, в Word'е можно настроить анимационные меню. Выберите Сервис, Настройка, щелкните вкладку Параметры. В поле со списком «Эффект при выводе меню» выберите один из предлагаемых вариантов, затем щелкните по кнопке Закрыть. Выберите любой пункт меню вверху окна и наблюдайте результат.
№ 143. Защита Excel'ских файлов
Вы хотите, чтобы ваши коллеги могли смотреть определенный лист в рабочей книге, но ничего там не изменяли? Чтобы защитить лист от внесения изменений, выберите Сервис/Защита/Защитить лист (Tools/Protection/Protect Sheet). В диалоговом окне Защитить лист (Protect Sheet) введите пароль, появится предложение ввести его повторно, введите и нажмите OK.
Теперь, чтобы сделать изменения в защищенном листе, нужно удалить защиту. Чтобы удалить ее, выберите Сервис/Защита/Снять защиту листа (Tools/Protection/Unprotect Sheet) и напечатайте пароль.
Правда, защита эта не стойка, т.к. существует множество программ, которые легко находят «забытый» пароль.
№ 144. Добавление сносок в документ
Если вам нужно добавить сноску в документ, поместите курсор там, где вы хотите ее добавить и выберите Вставка -> Ссылка -> Сноска. В диалоговом окне Сноски в группе «Положение» выберите переключатель «сноски:» и нажмите кнопку Вставить. Напечатайте свою сноску в текстовой области, которая появится внизу страницы.
№ 145. Советы для работы со сносками
В предыдущем совете рассказывалось, как вставлять сноски в документ. Выберите Вставка, Ссылка, Сноски и т. д. Приведем несколько советов для работы со сносками.
* Чтобы удалить сноску, удалите знак сноски в документе. Если сноски нумеруются, они будут перенумерованы автоматически.
* Чтобы посмотреть все сноски на странице, выберите из меню Вид команду Сноски.
* Чтобы посмотреть одну сноску, подержите немного указатель на знаке сноски. Текст сноски появится над знаком в виде всплывающей подсказки.
* Чтобы удалить все сноски, выберите в меню Правка команду Заменить. В диалоговом окне Найти и заменить, на вкладке Заменить нажмите кнопку Больше, затем — кнопку Специальный и выберите параметр Знак сноски. Убедитесь, что поле Заменить на пусто, а затем нажмите кнопку Заменить все.
Источник: http://tips.jalita.com
Скачать: 
winfaq.zip